در دنیای اعلان های فشار ، ایمیل ، پیام فوری و کوچک شدن فضای اداری ، ما در محل کار به طور فزاینده ای دچار حواس پرتی می شویم. متوسط کارمند روزانه 50 تا 60 بار قطع می شود و حدود 80 درصد از این وقفه ها بی اهمیت هستند. در نتیجه ، مردم با توجه به تحقیقات مک کینزی ، وقت کمی را در آنچه که روانشناسان آن را "جریان" می نامند ، می گذرانند ، فضایی که افراد تا 5 برابر بیشتر تولید می کنند.
مطابق با انستیتوی آمریکایی استرس ، حواس پرتی های مداوم نه تنها باعث می شود افراد کمتر تولید نشود بلکه بیشتر از هر زمان دیگری استرس داشته باشند ، زیرا عدم کنترل کار شخص به عنوان یکی از عوامل اصلی استرس در محیط کار ذکر می شود. بنابراین ، چگونه می توان از حواس پرتی در دفتر جلوگیری کرد تا بتوانیم روزهای خود را کنترل کنیم ، بهترین کار خود را انجام دهیم و بهزیستی عاطفی خود را بهبود ببخشیم؟
1. ارتباطات ناهمزمان را تمرین کنید
وقتی نامه الکترونیکی می گیرید ، واقعاً خوب است که فکر کنید: "من متناسب با من به این امر می رسم."
گذشته از فواید اختصاص دادن وقت بیشتر به افراد برای تمرکز بدون وقفه ، ارتباطات ناهمزمان با افزایش مدت زمانی که ما باید به یک درخواست پاسخ دهیم ، تصمیم گیری را بهتر در تصمیم گیری قرار می دهد. وقتی در تماس تلفنی یا گپ تصویری هستید ، تصمیم گیری در زمان واقعی می کنید ، در حالی که اگر از طریق ایمیل ارتباط برقرار می کنید ، زمان بیشتری برای فکر کردن در مورد پاسخ خود دارید.
برای اینکه این کار را با موفقیت انجام دهیم ، باید از "فوریت" خودسرانه که هنوز در محل کار در سراسر جهان رنج می برد ، تقریباً یک قرن پس از دویت دی آیزنهاور ، که به نقل از دکتر جی. Roscoe میلر ، رئیس دانشگاه شمال غربی غربی ، گفت: : "من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. ضروری فوری مهم نیستند ، و مهم هرگز ضروری نیستند. " گفته می شود که این "اصل آیزنهاور" چگونگی اولویت بندی رئیس جمهور سابق بار کاری خود است.
برای بهینه سازی پیام ناهمزمان و اجتناب از تعداد زیادی ایمیل پیگیری ، موارد زیر را در درخواست اولیه خود بگنجانید:
جزئیات کافی
پاک کردن موارد (های) اقدام
موعد مقرر
اگر گیرنده نتواند الزامات شما را برآورده کند ، مسیر برگشتی وجود دارد
2. دسته ای همه چیز را بررسی کنید
"فقط به سرعت چک کردن" هر چیزی ، حتی برای یک دهم ثانیه ، می تواند در طول روز به 40٪ از دست دادن بهره وری بیفزاید و می تواند 23 دقیقه طول بکشد تا پس از تعویض کار دوباره به منطقه برگردیم.
به جای اینکه به طور پراکنده موارد را در طول روز بررسی کنیم ، باید در زمان های از پیش تعیین شده ، ایمیل چک ، پیام های فوری ، رسانه های اجتماعی و حتی پیام های متنی را چک کنید.
اگر با خود کنترلی مبارزه می کنید ، ابزاری مانند افزونه Inbox Pause Gmail به شما امکان می دهد یک بار که این گزینه را چک کرده اید ، صندوق ورودی خود را مکث کرده و در صورت آماده بودن آن را فقط مکث کنید. Blocksite و برنامه Freedom همچنین به شما امکان می دهند در طی بازه های مشخص دسترسی به وب سایت ها و برنامه های خاص را مسدود کنید.
3. مزاحم نشوید
اگر در حال خواندن این مطلب هستید و فکر می کنید: "اما من در یک دفتر برنامه ریزی کار می کنم و جلوگیری از قطع شدن کار غیرممکن است" ، با استفاده از یک مکانیسم سیگنالینگ به تیم خود اطلاع دهید که در منطقه هستید (یا سعی در گرفتن در آنجا) و اینکه آنها نباید شما را آزار دهند ، مگر اینکه این امر از نظر قانونی ضروری باشد. این می تواند به اندازه یک جفت هدفون ساده باشد.
4- از تقویم تتریس خودداری کنید
در محل کار امروز ، این یک هنجار گسترده است که دیگران می توانند زمان خود را در تقویم شما ، معمولاً با هزینه اولویت های خود رزرو کنند.
جیسون فرید ، مدیرعامل Basecamp ، در یک قسمت از پادکست Future Squared به من گفت که در Basecamp ، شما نمی توانید در تقویم شخصی کسی رزرو کنید ، بدون اینکه ابتدا بخرید. این بدان معنی است که بیشتر جلسات فقط اتفاق نمی افتد ، زیرا برگزارکننده ممکن است جلسات تلفنی یا پیام فوری را انتخاب کند.
از طرف دیگر ، در نظر بگیرید مناطق غیر جلس را در تقویم خود مسدود کنید ، یا از یک ابزار برنامه ریزی جلسات مانند Calendly استفاده کنید تا افراد جلسات را فقط با شما در ویندوز برنامه ریزی کنند ، بقیه روز را برای تمرکز نگه دارید و از جلوگیری از این کار اطمینان حاصل کنید. مسابقات تنیس از طریق ایمیل که جلسات برنامه ریزی اغلب به انحطاط تبدیل می شوند.
5- حلقه جلسات را ببندید
به جای ریسک برای وقفه های پیگیری و جلسه ای برای بحث در مورد جلسه قبلی ، اطمینان حاصل کنید که هر جلسه را با اقدامات بعدی عملی ، مسئولیت های واضح واگذار شده و موعد مقرر ترک می کنید.
6. استفاده از "پاسخ به همه" را متوقف کنید
پاسخ به همه ، به عنوان مکانیسم برای به اشتراک گذاشتن پاسخگویی استفاده می شود ، فقط پچ پچ غیر ضروری را به صندوق ورودی و فضای مرکزی افراد اضافه می کند. نسبت به تصمیمات خود مالکیت بیشتری داشته باشید و فقط به افرادی که نیاز به اطلاع دارند از طریق ایمیل ارسال کنید.
7. از فضاهای سوم استفاده کنید
همانطور که سو شلنبرگر برای وال استریت ژورنال نوشت ، "همه این مهندسی اجتماعی (دفاتر برنامه باز) حواس پرتی بی پایان ایجاد کرده اند که چشم کارمندان را از صفحه های خود دور می کند. نویز بصری ، فعالیت یا حرکتی در اطراف لبه های دید دیداری یک کارمند ، می تواند تمرکز را از بین ببرد و تفکر تحلیلی یا خلاقیت را مختل کند. "
اگر با دفاتر برنامه ریز دست و پنجه نرم می کنید ، سعی کنید کارهای فضا سوم بیشتری را برای تفکر انتقادی در روز خود بگنجانید. سعی کنید یک فضای آرام در دفتر ، یک دفتر سرویس یافته پیدا کنید یا مدتی برای کار از خانه مذاکره کنید.
8. اعلان های فشار را خاموش کنید
متوسط اجرایی روزانه 46 اعلان فشار دریافت می کند. برای جلوگیری از انگیزه های Pavlovian ما در پاسخ به نشانه ها ، به سادگی اعلان های فشار خود را خاموش کنید. دریابید که چگونه اینجا
9. از حالت هواپیما استفاده کنید
همچنین می توانید از حالت هواپیما برای محدود کردن پیام متنی و قطع تماس تلفنی در ساعات مشخصی از روز استفاده کنید. اگر ایده انجام این کار باعث اضطراب شما می شود ، همیشه می توانید اعداد خاص ، مانند افراد عزیز یا همکاران تجاری با ارزش و مهم را معاف کنید. می توانید حالت "Do Disturb" را روی یک آیفون تنظیم کنید تا مخاطبین "مورد علاقه" تعیین شده شما بتوانند از طریق آن ، در حین خاموش کردن تماسها یا پیام های دیگر ، از بین بروند.
10. لایه های تأیید را محدود کنید
در حالی که اجرای آن دشوارتر است ، تبدیل شدن به "بوروکراسی حداقل کارآمد" - از بین بردن لایه های غیر ضروری مصوبات مورد نیاز برای به دست آوردن کارهای پیش پا افتاده و نه چندان نتیجه ای - به این معنی است که کاغذهای کمتری برای جابجایی وجود خواهد داشت ، این بدان معنی است که وقفه های کمتری برای افراد به وجود می آید.
آگاهی مهم است
گذشته از تحولات محیطی ، انسان برای صرفه جویی در انرژی در راستای حفظ شلیک در زنده ماندن بر روی ساوان تکامل یافته است. به همین ترتیب ، ما مستعد انتخاب پایین ترین میوه حلق آویز و یا انجام ساده ترین کارها در ابتدا هستیم - به جای کار در این ارائه ، به بررسی ایمیل بپردازید. آگاهی بیشتر از تمایلات ما برای انتخاب میوه های کم آویز ، دور شدن از فعالیت های کم ارزش ، گام اول به سوی تغییر رفتارهایمان است.
سازمان هایی که فرهنگ سازی را ایجاد می کنند تا به حداقل رساندن حواس پرتی بپردازند ، از مزایای نیروی کار متمرکز بهره مند می شوند و باعث می شوند که افرادشان احساس استرس کمتری داشته و در نهایت برآورده تر شوند.